Events Coordinator, Association of Mexican Business Owners of Philadelphia

Posted by Association of Mexican Business Owners of Philadelphia on June 16, 2026

Título: Coordinador/a de eventos
Tipo de puesto: A tiempo parcial, 10-20 horas semanales
Reporta a: Presidente de la AEM

Resumen del puesto
Se trata de una oportunidad a tiempo parcial (entre 10 y 20 horas semanales) para colaborar con la Asociación de Empresarios Mexicanos de Filadelfia (AEM) en la planificación y ejecución de eventos públicos, entre los que se incluyen al menos un gran festival público y hasta cuatro fiestas de barrio. La AEM es un grupo de comerciantes inmigrantes cuya misión es apoyar a las empresas asociadas para que adquieran herramientas, habilidades y representación con el fin de promover su avance y fomenta  el desarrollo económico de nuestra comunidad y de la ciudad de Filadelfia. Para obtener más información sobre la Asociación de Empresarios Mexicanos, visite: https: https://aemphilly.org/

Funciones esenciales
• Dirigir la planificación y ejecución deal menos 4 y 5 eventos de la AEM entre junio y principios de noviembre de 2026. Estos eventos incluyen un festival importante —el Festival anual del Día de los Muertos en South 9th Street— junto con entre 4 y 5 fiestas de barrio más pequeñas que se celebrarán a lo largo de los corredores culturales del sur de Filadelfia.
• Las responsabilidades incluyen:
o Colaborar con los miembros y la dirección de AEM para confirmar los objetivos y planes de los eventos, incluyendo el propósito, las comunidades destinatarias, los calendarios y la logística
o Establecer y mantener relaciones sólidas con las empresas miembros y la dirección de AEM, y realizar actividades de divulgación entre las empresas latinas para promover la participación en los eventos
o Reclutar y orientar a los proveedores para los eventos, centrándose en los emprendedores inmigrantes; ayudar a los proveedores a obtener los permisos necesarios
o Identificar y captar patrocinadores para eventos que se ajusten a la misión de la AEM y a la comunidad destinataria.
o Identificar y evaluar opciones de entretenimiento y servicios para los eventos, incluyendo la solicitud y evaluación de presupuestos y la coordinación de pagos.
o Coordinar con organismos municipales y organizaciones asociadas (incluida la Italian Market Association) para obtener los permisos necesarios y donaciones en especie de materiales y servicios, y garantizar una colaboración mutuamente productive
o Contribuir al diseño y la gestión de la promoción de eventos a través de las redes sociales y otros canales promocionales (influencers, organismos municipales, etc.)
o Crear y gestionar el calendario de planificación y coordinar tanto la planificación como la ejecución de los eventos entre los distintos colaboradores y organizaciones asociadas
o Diseñar y gestionar programación y logística del día del evento; actuar como persona de contacto in situ durante los eventos
o Llevar un control minucioso de todos los plazos, presupuestos, horarios y aspectos logísticos de los eventos para garantizar su éxito

Habilidades y requisitos
• Bilingüe y bicultural (español/inglés: hablar, leer y escribir)
• Pasión y dedicación a la comunidad, y experiencia trabajando con comunidades de inmigrantes latinos
• Experiencia en la gestión de la promoción en redes sociales
• Experiencia en la planificación y ejecución de eventos y/o programas a gran escala
• Experiencia trabajando con pequeñas empresas; se valorará la experiencia trabajando con comunidades hispanohablantes o de inmigrantes
• Experiencia gestionando y manteniendo relaciones con organismos municipales y representantes
• Sólidas habilidades de comunicación oral y escrita en inglés y español
• Altamente organizado, orientado a resultados y responsible
• Proactivo y extrovertido, con iniciativa y experiencia trabajando de forma independiente y en equipos diversos
• Flexibilidad con respecto al entorno de trabajo
• Conocimientos básicos de informática (MS Word, Excel, Canva)

Remuneración, horario y ubicación
• Se trata de un puesto a tiempo parcial con contrato temporal y sin prestaciones. La remuneración es de 25 $/hora por un horario de entre 10 y 20 horas semanales. Se prevé que la dedicación a este puesto oscile entre 10 y 20 horas semanales, dependiendo de la proximidad a los eventos programados, con mayor intensidad en octubre de 2026.
• El puesto depende del presidente de la Asociación, con el apoyo de 1 o 2 miembros de la junta directiva. Implica trabajar algunas noches y fines de semana, así como una cantidad significativa de trabajo presencial. La mayoría de los miembros de la AEM se encuentran en el sur de Filadelfia, especialmente a lo largo del corredor comercial de la calle S. 9th Street.
• Las exigencias físicas de este puesto incluyen levantar objetos de hasta 13,6 kg, así como pasar mucho tiempo sentado, de pie y caminando.
• El candidato seleccionado participará en evaluaciones periódicas de rendimiento para valorar su progreso.

AEM es una organización que ofrece igualdad de oportunidades y no permitirá la discriminación basada en la edad, la etnia, la ascendencia, el género, el origen nacional, la discapacidad, la raza, el tamaño, la religión, la orientación sexual, el origen socioeconómico o cualquier otra condición prohibida por la ley aplicable.

Para presentar su candidatura, envíe su currículum y una carta de presentación a aemphilly@gmail.com con el asunto «Coordinador de eventos». Insentivamos la aplicacion de candidatos de todos los orígenes e identidades, independientemente de su edad, raza, religión, género,
capacidad u orientación sexual.

Title: Events Coordinator
Role Type: Part-Time, 10-20 hours per week
Reports to: AEM President

Role Summary
This is a part-time (10-20 hours per week) opportunity to support the Association of Mexican Business Owners of Philadelphia (AEM) with the planning and execution of public events including at least one large public festival and up to four block parties. AEM is a group of immigrant merchants whose mission is to support Latinx member businesses to acquire tools, skills, and representation to promote their advancement to foster economic development in our community and the city of Philadelphia. For more information about the Association of Mexican Business Owners, please visit: https://aemphilly.org/

Essential Functions
• Lead planning and execution for at least 4-5 AEM events between June and early November 2026. These events include one major festival – the annual Day of the Dead Festival on South 9th Street, along with 4-5 smaller block parties to be held along South Philadelphia cultural corridors.
• Responsibilities include:
o Work with AEM members and leadership to confirm goals and plans for events, including purpose, target communities, schedules, and logistics
o Establish and maintain strong relationships with AEM member businesses and leadership, and conduct outreach to Latinx businesses to promote participation in events
o Recruit and orient vendors for events with a focus on immigrant entrepreneurs; support vendors in securing necessary permits
o Identify and cultivate sponsors for events that align with AEM’s mission and target community
o Identify and vet entertainment and services for events, including requesting and evaluating quotes and coordinating payment
o Coordinate with city agencies and partner organizations (including the Italian Market Association to secure necessary permits and in-kind donations of materials and services and ensure mutually productive collaboration
o Contribute to design and manage event promotion via social media and other promotional venues (influencers, city agencies, etc.)
o Create and manage planning timeline and coordinate both planning and event execution across multiple contributors and partner organizations
o Design and manage day-of schedule and logistics; serve as onsite point person for events
o Carefully track all timelines, budgets, schedules, and logistics for events to ensure successful events

Skills & Qualifications
• Bilingual and bicultural (Spanish/English – speaking, reading and writing)
• Passion and dedication to the community and experience working with Latinx immigrant communities
• Experience managing social media promotion
• Experience planning and executing large-scale events and/or programs
• Experience working with small businesses, preferred experience working with Spanish-speaking or immigrant communities
• Experience managing and navigating relationships with city agencies and representatives
• Strong oral and written communication skills in English and Spanish
• Highly organized, results-oriented and accountable
• Proactive and outgoing, self-starter with experience working independently and in diverse teams
• Flexibility with work environment
• Basic computer skills (MS Word, Excel, Canva)

Compensation, Schedule, and Location
• This is a part-time, contract position with no benefits. Compensation is $25/hour for 10-20 hours per week. The time commitment for this position is expected to fluctuate between 10 and 20 hours per week depending on proximity to planned events, with the highest intensity in October 2026.
• The role reports to the Association President, supported by 1-2 board members. It includes some evening and weekend time and significant in-person work. Most AEM members are located in South Philadelphia, especially along the S. 9th Street commercial corridor.
• The physical demands of this role include lifting objects up to 30 pounds, as well as significant time spent sitting, standing, and walking.
• The successful candidate will participate in periodic performance evaluation to assess progress. AEM is an equal opportunity organization and will not allow discrimination based upon age, ethnicity, ancestry, gender, national origin, disability, race, size, religion, sexual orientation, socioeconomic background, or any other status prohibited by applicable law.

To apply, please send your resume and a cover letter to aemphilly@gmail.com with the subject
“Events Coordinator.” We welcome applicants of all backgrounds and identities, including those of any age, race, religion, gender, ability, or sexual orientation.